É mais do que natural que a organização de um evento empresarial possa parecer-lhe profundamente desafiante, sobretudo se se tratar da primeira vez.
Há detalhes a considerar, equipas a coordenar e convites a enviar, para além de ser fundamental garantir que tudo reflete de forma positiva a identidade da sua empresa.
Dos brindes oferecidos à escolha do local em que decorrerá o evento, tudo conta.
Deseja um exemplo simples? Sacos personalizados com o logótipo da sua marca: para além de úteis, contribuem para o reforço da imagem da sua empresa muito depois do término do evento.
Se está prestes a planear o seu primeiro evento empresarial, atente a estas 7 dicas para garantir que tudo corre como esperado (ou melhor ainda, de preferência).
As 7 principais dicas a seguir para organizar o seu primeiro evento empresarial
1. Defina os objetivos do evento antes de começar a planear
Antes de pensar em convites ou catering, pare e responda a esta pergunta: qual é o objetivo do evento? Pode ser o lançamento de um novo produto, a celebração de uma meta importante, a captação de novos clientes ou simplesmente o reforço do espírito de equipa.
Ter este objetivo presente desde o início orientará todas as decisões que vier a tomar posteriormente, do tipo de espaço ao tom da comunicação.
Mais ainda, definir um ou mais objetivos contribui para o estabelecimento de métricas de sucesso que servirão para avaliar o impacto do evento mais tarde.
2. Escolha o local certo para causar impacto
O local escolhido deverá estar alinhado com a identidade da sua marca e com os objetivos definidos: um evento mais formal poderá exigir um hotel ou centro de congressos, enquanto um ambiente mais criativo poderá combinar melhor com uma galeria de arte ou um espaço ao ar livre.
Considere fatores como:
- Acessibilidade para os convidados;
- A capacidade do espaço;
- A disponibilidade de equipamentos audiovisuais;
- A proximidade de transportes e estacionamento.
Não se esqueça de que o local também comunica, pelo que escolher bem é meio caminho andado para criar a atmosfera mais apropriada.
3. Planeie o orçamento de forma realista
Um dos erros mais comuns em eventos empresariais é subestimar os custos. Assim, e para evitar surpresas desagradáveis, comece por elaborar um orçamento detalhado e dividido por categorias como as seguintes:
- Espaço;
- Catering;
- Comunicação e design;
- Material promocional;
- Brindes;
- Logística e recursos humanos.
Lembre-se de incluir sempre uma margem para imprevistos, uma vez que é muito raro não ter de fazer pequenos ajustes de última hora. Ter um orçamento claro desde o início permite-lhe tomar decisões mais informadas e equilibradas.
4. Aposte em brindes e detalhes que reforcem a identidade da empresa
Num evento, os detalhes fazem toda a diferença, e a verdade é que os brindes são uma excelente oportunidade para destacar a sua marca de forma memorável.
Os sacos personalizados, por exemplo, são versáteis, práticos e permitem uma grande área de personalização através de elementos gráficos como o logótipo, as cores ou até uma mensagem criativa. Pode utilizá-los para oferecer kits de boas-vindas com folhetos, amostras, blocos de notas, canetas ou outros artigos úteis.
Eis mais algumas sugestões de brindes interessantes:
- Garrafas reutilizáveis com design moderno;
- Cadernos ecológicos;
- Porta-cartões;
- Pins ou crachás personalizados.
O importante é que, independentemente do brinde, haja coerência com a imagem da empresa e que o objeto seja útil e apelativo o suficiente para não acabar esquecido numa gaveta.
5. Crie uma agenda clara e bem estruturada
Uma boa agenda evita atrasos, confusões e convidados perdidos no meio de sessões paralelas. Estruture o evento de forma lógica e fluida ao executar os seguintes passos:
- Receção com bebida de boas-vindas;
- Sessões ou apresentações principais;
- Pausas estratégicas para networking;
- Atividades interativas, se fizer sentido;
- Encerramento com espaço para feedback.
Partilhe a agenda com antecedência e disponibilize-a no dia, tanto em versão impressa, como digital, de modo a ajudar os participantes a organizarem melhor o seu tempo e a tirarem maior partido da experiência.
6. Prepare a equipa para receber os convidados
O sucesso de um evento não depende apenas do que está no palco, mas também de quem está nos bastidores; como tal, faça por garantir que toda a equipa sabe o seu papel e tem formação adequada para lidar com o público ao colocar as seguintes questões:
- Quem recebe os convidados à entrada?
- Quem fica responsável pela logística?
- Quem assegura a parte técnica?
- Há alguém disponível para resolver imprevistos?
Organize uma reunião geral antes do evento para esclarecer dúvidas, alinhar o tom de comunicação e reforçar a importância da simpatia e da disponibilidade no contacto com os participantes.
7. Avalie os resultados após o evento
O evento acabou, os brindes foram entregues, os convidados saíram satisfeitos, mas o trabalho ainda não terminou; agora, é fundamental avaliar o impacto real da iniciativa:
- O evento cumpriu os objetivos inicialmente definidos?
- Quantas pessoas participaram?
- Houve novos contactos comerciais?
- Que tipo de feedback foi recebido?
Envie um questionário de avaliação aos participantes para recolher opiniões e sugestões, de forma a mostrar profissionalismo e obter dados valiosos para melhorar eventos futuros.
Aproveite também o conteúdo gerado (fotografias, vídeos, testemunhos, etc.) para partilhar nas redes sociais e/ou no site da sua empresa.
Para terminar
Organizar um evento empresarial parece demasiado complexo à primeira vista, mas, com planeamento, criatividade e atenção aos detalhes, é possível criar experiências memoráveis tanto para quem participa, como para a própria empresa.
Brindes bem pensados, como os já referidos sacos personalizados, não são apenas recordações; são ferramentas de comunicação poderosas que prolongam o impacto do evento no tempo.
Se vai organizar o seu primeiro evento, comece por adotar estas 7 sugestões e lembre-se de que cada detalhe é uma oportunidade para reforçar a sua marca.